Urgente checklist

Iemand is overleden in het buitenland: wat nu?

Begin bij de lokale autoriteiten en de alarmcentrale. Registreer het overlijden, verzamel de juiste documenten en besluit daarna samen met de familie of de uitvaart lokaal plaatsvindt of dat de overledene wordt gerepatrieerd.

Direct regelen: stap voor stap

1. Laat een arts het overlijden vaststellen. De arts stelt bij een natuurlijke dood doorgaans de lokale overlijdensverklaring op.
2. Bel de alarmcentrale. Laat eerst controleren welke hulp en dekking gelden voordat je zelf opdrachten verstrekt of kosten maakt.
3. Meld het overlijden bij de lokale autoriteiten. Zij registreren het overlijden en stellen de overlijdensakte op.
4. Vraag meerdere afschriften van de overlijdensakte. Deze zijn later nodig voor registratie en andere organisaties.
5. Neem zo nodig contact op met ambassade of consulaat. Zij kunnen adviseren, contact met lokale autoriteiten ondersteunen en helpen wanneer een laissez-passer niet lokaal kan worden afgegeven.
6. Kies lokaal afscheid of repatriëring. Laat beide routes vooraf schriftelijk uitsplitsen op procedure, tijd en kosten.

Verzekering en organisatie

Bij een overlijden in het buitenland moet eerst worden gecontroleerd of een reisverzekering, aanvullende zorgverzekering of uitvaartverzekering repatriëring dekt; bij dekking helpt de alarmcentrale doorgaans met de organisatie.

De alarmcentrale of internationale uitvaartonderneming regelt meestal contact met artsen, autoriteiten, mortuarium, vervoerder en ontvangende uitvaartorganisatie. Zonder dekking moeten nabestaanden deze dienstverlening zelf inkopen en voorschieten.

Overlijdensakte, legalisatie en vertaling

Een overlijden in het buitenland moet altijd bij de lokale autoriteiten worden gemeld; vraag meerdere afschriften van de buitenlandse overlijdensakte en controleer of legalisatie of een beëdigde vertaling nodig is.

Woonde de overledene in Nederland? Registreer de buitenlandse overlijdensakte dan zo snel mogelijk bij de woongemeente. Een buitenlandse akte kan daarnaast, maar hoeft niet verplicht, door Gemeente Den Haag worden omgezet in een Nederlandse akte. Dat kan toekomstige aanvragen eenvoudiger maken.

Het Nederlandse paspoort of de identiteitskaart van de overledene moet door de Nederlandse ambassade ongeldig worden gemaakt om misbruik te voorkomen.

Repatriëren naar Nederland

Voor vervoer van een overledene naar of vanuit het buitenland is naast de verklaring van overlijden een laissez-passer voor lijken vereist, behalve voor de afzonderlijk geregelde Benelux-route.

Voor vervoer naar Nederland zijn in de praktijk in ieder geval de overlijdensverklaring, overlijdensakte en laissez-passer belangrijk. Een internationale uitvaartonderneming moet daarnaast bevestigen welke kist- en vervoerseisen voor de route en vervoerder gelden.

Bekijk documenten, routes en kosten van repatriëring

Uitvaart in het land van overlijden

Een lokale begrafenis of crematie kan een alternatief zijn wanneer repatriëring niet mogelijk of te kostbaar is. Lokale regels, gebruiken, beschikbaarheid en religieuze wensen verschillen. Een plaatselijke uitvaartonderneming is nodig om de uitvaart ter plaatse te organiseren.

Bewaar deze gegevens

• naam en contactgegevens van arts, politie en lokale autoriteit;
• polisnummer en dossiernummer van de alarmcentrale;
• meerdere originele afschriften van de overlijdensakte;
• kopieën van medische, politie- en transportdocumenten;
• offertes, facturen en betaalbewijzen;
• contactgegevens van de internationale en ontvangende uitvaartonderneming.